CISSS Chaudière - Appalaches

Mesurer l’occupation pour mieux servir la population

Vue d'ensemble

Lieu : Chaudière-Appalaches
Secteur : Centre intégré de santé et de services sociaux
Employés : 14 000

Défis

Besoin de mieux comprendre l’utilisation des espaces de travail administratifs du 960 Rue de la Concorde afin d’optimiser le nombre d’employés reliés à ce port d’attache.

Résultats

Une augmentation du ratio employé par poste de travail qui permet d’optimiser les espaces cliniques et d’attirer un plus grand bassin de talents des deux rives de Québec.

À propos du CISSS Chaudière - Appalaches

Le CISSS de Chaudière-Appalaches est responsable de veiller au maintien et à l’amélioration de l’état de santé et de bien-être de la population de la région. Il regroupe près d’une centaine d’installations réparties dans 136 municipalités, dont 4 hôpitaux, 23 CLSC, 28 centres d’hébergement de soins de longue durée (CHSLD) et plusieurs autres centres de services divers.

Lors de l'acquisition du 960 rue de la Concorde, des travaux de rénovations ont été effectués afin d'appliquer un concept d'aménagement MTAA (milieu de travail axé sur les activités), adoptant ainsi un système de postes de travail non-attitrés. Cette méthode de travail étant nouvelle pour le CISSS, il était difficile de déterminer le ratio idéal du nombre d’employés qui pourraient se partager les 66 postes de travail disponibles. C’est ainsi que l'équipe projet a publié un appel d’offres pour un service de mesure de l’occupation qui fournirait de la donnée pertinente à cette prise de décision.

Améliorer l'efficacité opérationnelle

À l’automne 2022, l’équipe de GPHY a déployé des capteurs elia dans l’ensemble des bureaux administratifs du 960 Rue de la Concorde. Depuis, la donnée récoltée est acheminée à la plateforme web d’elia, qui permet aux gestionnaires de l’analyser et de mieux comprendre comment leurs espaces de travail sont réellement utilisés.

En effet, la donnée fournit par elia a permis au CISSS d’optimiser le nombre d’employés attitrés à ce port d’attache. Alors qu’ils étaient auparavant 90 employés pour 66 postes de travail, ils sont maintenant 150 à se partager confortablement ces espaces de travail.

Cette approche permet une meilleure utilisation des ressources tout en préservant une expérience positive pour les employés. Grâce aux données collectées, les gestionnaires du port d’attache peuvent garantir aux collaborateurs la disponibilité d'un espace de travail adapté à leurs besoins à chaque visite au bureau.

L'équipe d'elia a été très proactive dès le début de notre collaboration, ils ont sû adapter les solutions à déployer selon notre besoin réel. C'est grâce à cette proactivité que nous avons pû améliorer l'analyse de la donnée collectée et optimiser l'utilisation de nos espaces.

- Mylène Bouchard Fortier, Conseillère en bâtiment - Service de planification et de gestion des projets immobiliers, CISSS de Chaudière-Appalaches

Au bénéfice des employés et de la population

La transformation vers un milieu de travail axé sur les activités (MTAA), soutenue par la mesure d’occupation d’elia, génère de multiples bénéfices. Initialement, cela a permis la conversion de certains bureaux administratifs en espaces cliniques, améliorant ainsi l'accessibilité des services à la population de Chaudière-Appalaches.

En outre, la redistribution des ressources humaines au 960 Rue de la Concorde fait aussi le bonheur des employés. Profitant d’une localisation stratégique à proximité des ponts de Québec, les postes basés en ce lieu gagnent en attractivité, élargissant le potentiel de recrutement du CISSS au sein d’un bassin élargi de talents. Cela permet aussi un plus grand achalandage au bureau, rendant les espaces de travail plus dynamiques et propices à la collaboration entre collègues.

Conclusion

L'adoption de l'écosystème elia par le CISSS de Chaudière-Appalaches a permis d’optimiser la gestion des espaces de travail tout en renforçant l'efficacité opérationnelle. Grâce à une meilleure compréhension de l'utilisation des bureaux, elia a soutenu un partage des postes de travail plus flexible et une augmentation du ratio d’employé par poste de travail de 67%.

Cette collaboration illustre l’impact significatif de l’écosystème technologique elia dans l'amélioration des services offerts aux employés et, par extension, à la population desservie.

Par où commencer?

Le génie d’ici fait parler de lui.

« On voulait démocratiser les technologies, faciliter leur intégration dans l’organisation du travail. »

« GPHY a conçu une plateforme qui offre aux entreprises des solutions pour rendre le travail hybride plus efficace. »
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